スマートに働く:業務を最大限に効率化させるための10のライフハック

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働き方改革が叫ばれる中、自分の業務の効率化を会社任せにしておく必要はありません。少しの工夫で仕事の効率がアップする10のライフハックを活用して、スマートに働きましょう!

通勤時間を有効活用する
通勤時間を無駄に過ごしていませんか? 企業の負債を減らすためのアドバイスを行うカンパニー・デットのマネージングディレクターであるトニー・スミス氏は、通勤時間にアプリを利用してブレーンストーミングやプランニングを行っています。「私が使っているのはマインドマイスターです。マインドマッピングやブレーンストーミング用の優秀なアプリで、その日にやるべき事柄のアイデアを書き留めるのに利用しています。」

デジタルメモをとる
インスピレーションは、いつ湧いてきてもおかしくありません。しかも、すぐにアイデアを書き留めることができなければ、ひらめきが無駄になるかもしれないのです。イギリス最大のビジネスコミュニティ、インスティチュート・オブ・ディレクターズの東部ブランチであるイースト・オブ・イングランドで地域担当ディレクターを務めるシモーヌ・ロビンソン氏は、ブレイントスというアプリを利用して、アイデアを記録しています。「1つのアプリ内で、写真を撮ったり、ボイスメモを録音したり、メモを書き留めたりできます。そして送信ボタンを押せば、すぐに自分のメールの受信トレイに直接送信できるのです。」

タイマーを利用する
英国のブリストル市議会やキングス・カレッジ・ロンドンをはじめとする顧客向けに生産性トレーナーを務めた経験を持つ企業家のモイラ・スコット氏は、集中力を高めるにはタイマーが頼りだといいます。「25分以下に設定したタイマーを使って、作業に集中しています。タイマーが鳴ったら、自分へのご褒美として短い休憩をとるわけです。」そうする理由を彼女は、次のように説明しました。「こうすれば、集中して懸命に働くことが楽しいゲームのように感じられるからです。」

通知機能をブロックする
デジタルテクノロジーは業務を促進する存在であるべきで、その妨げとなってはいけません。オンライン広告を通じてウェブサイトのマネタイズを行うオコ・デジタルのマネージングディレクター、マット・ベネット氏は、業務が中断されないようにスマートフォンの通知機能をコントロールすることを勧めています。「仕事に集中すべきときには、通知機能を停止し、スラックやスカイプをミュートにして、アプリの音をオフにしましょう。1日中、スマートフォンの通知による業務の中断で煩わされるよりも、自分が能動的に決めた時間にだけスマートフォンをチェックするようにするのです。」

カレンダーを整理する
デジタルエージェンシーのオサカ・ラボスの創設者であるサム・ゴームリー氏は、カレンダーの色分け機能を最大限に活用しているといいます。「青は変更できる予定、緑は変更できない予定、黄色は学び、紫は休日、オレンジはスポーツジムというように色分けしています。私は視覚型の人間なので、色を使うことによって、今週の忙しさや予定変更の自由度が瞬時にわかるようにしているのです。」

1日単位で、やることリストを作成する
やるべきことを書き出し始めると、いつまでたってもやることリストの最後の行にたどりつかないような気がしてきませんか? コンテンツ制作者たちのコミュニティであるコンテント・クラブの創設者にして、テックイベントのテデックスブライトンのキュレーターでもあるトビー・ムーア氏は、自分に対して厳格になるべきだと考えています。「私は常に4項目以下の短いリストに従って業務を進めるという厳しい制約を自らに課して、自分の生産性を高めています。効果の大きな業務を優先的に片付けることによって、結果的に、自分の楽しみにより多くの時間を割くことができるようになるからです。」

ボーダフォン・ビジネスUKでディレクターを務めるアン・シーハン氏も、自分の時間を正しい配分で使うことが重要であるという意見に賛同して、次のように述べています。「私にとって大切なのは、イノベーション、スタッフ、そして、顧客に関わる作業です。その3つに当てはまらないことには一切時間を割きませんし、この点に関して妥協するつもりもまったくありません。」

電子メールへの対応に追われない
電子メールは重要なコミュニケーション手段ですが、業務の妨げとなることもあります。企業対象の業務トレーニングを提供しているサンドラー・トレーニングUKCEOであるショーン・トムソン氏は、1日のうち決まった時間にだけ電子メールをチェックすることを勧めています。「私たちは、即座の返信を期待されることに囚われすぎています。もし個々の電子メールに対応することで、予定していた業務がひっきりなしに中断されることを許せば、他人のプランやスケジュールが優先してしまい、結果的に犠牲となるのは自分自身の生産性であることは明白です。」

習慣化したい目標を設定する
調査会社カスタマー・サーモメーターCEOであるリンゼイ・ウィロット氏は、仕事用と個人用の目標を個別に立て、アプリを使ってそれぞれを行うべきタイミングで通知が表示されるようにしています。「私が利用しているのは、iPhoneストリークスというアプリです。このアプリでは、習慣化したい目標を最大12個まで設定することができます。私は、毎日最低30分の読書や、1週間に2回の5キロのランニング、そして、マインドフルネスの瞑想を決まった時間に行うことなどを目標として設定しました。」

オンラインで共同作業を効果的に進める
パーソナルアシスタント会社ピンク・スパゲッティを運営するニコラ・ケース氏は、際限なく続く電子メールのやりとりを避けるうえで、プロジェクト管理ツールに投資することを経営者に勧めています。「私が利用しているのはトレロアサナです。すべての関係者がプロジェクトの掲示板にアクセスでき、誰もが自分の担当する作業の内容とそれぞれの期限を確認できます。これにより、共同作業に関わる時間を大幅に節約し、果てしなく続く電子メールのやりとりを省けるようになりました。」

デジタルデトックスを取り入れる
使い続けていると充電が切れるのは、あなたのデバイスに限った話ではありません。あなた自身もそうなのです。そのため、リラックスできる時間を見つけ、スイッチをオフにして、自分自身のバッテリーを充電することも忘れないようにしましょう。それが、スマートに働くための最後のアドバイスです。

 

この記事はThe Guardian向けにジョン・カードが執筆し、NewsCredパブリッシャーネットワークを通じてライセンスされたものです。ライセンスに関するお問い合わせはlegal@newscred.comにお願い致します。